Porque você ser multitarefa não é a melhor opção

No trabalho, muitas tarefas podem surgir ao mesmo tempo. A grande maioria das pessoas não consegue fazer várias coisas ao mesmo tempo. Na verdade, simplesmente alternamos entre as tarefas muito rapidamente. 

Você está totalmente focado neste texto? Tudo bem, mas pense bem: às vezes você não almoça na sua mesa? Atende o telefone enquanto você está na academia? Ou responder mensagens via Teams ou Slack mesmo estando em uma vídeo chamada com clientes ou colegas?

Porque a maioria das pessoas são multitarefas: lêem textos enquanto assistem TV, almoçam ou ouvem uma videoconferência. Você recebe muitas tarefas ao mesmo tempo ou assume responsabilidades demais, sentindo-se sobrecarregado pela enxurrada de tarefas e informações. A multitarefa pode, em raras ocasiões, ser uma habilidade notável. Acima de tudo, é complicado, confuso e demorado.

Num estudo realizado pela Confederação Sindical, quase metade das pessoas afirmaram que as exigências do trabalho quotidiano aumentaram devido à multitarefa – ou seja, à execução simultânea de vários processos. A enxurrada de informações e dados tornou cada vez mais difícil para as pessoas separar o que não é importante do que é importante – e ignorá-lo, diz o economista e cientista de dados norte-americano Seth Stephens-Davidowitz.

Dez dicas contra distração

1. Comunicação assíncrona

Não há problema em responder aos e-mails quando for melhor para você. Dar um pouco de tempo geralmente resultará em uma resposta mais descansada.

Se você formular seus e-mails com precisão suficiente, também evitará longas trocas de e-mails. Formule detalhes suficientes, instruções claras, janelas de tempo ou prazos, bem como informações sobre como e quando você pode ser contatado em caso de dúvidas.

2. Verifique as mensagens em horários fixos

Não existe “apenas uma verificação rápida”. Mesmo que seja apenas um décimo de segundo que o olho se aperta para a janela da caixa de entrada – isso pode representar uma perda de produtividade de até 40% ao longo do dia. Porque leva até 23 minutos até que a concentração na coisa real seja recuperada. 

Portanto, é mais econômico reservar um intervalo de tempo para verificar todas as mensagens. Quem tiver dificuldade com isso também pode usar aplicativos que silenciam a caixa de entrada – ou simplesmente encerrar o programa de e-mail.

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3. Não perturbe os outros

Se você não quer ser incomodado, deve dar um bom exemplo. No escritório de plano aberto não é fácil não incomodar os outros. Sinais alinhados podem ajudar a não interromper uns aos outros, como fones de ouvido. Isso mostra aos outros: “Estou concentrado agora – ou tentando alcançá-lo.”

4. Não disponibilize agendamentos para uso de terceiros

É aceito em muitos lugares que você pode usar o Outlook e outros programas para gerenciar o tempo de outras pessoas, vendo quando elas não têm compromissos – e depois inserindo alguns no sistema. Por outro lado, ajuda a bloquear o tempo livre para reuniões para outras pessoas, para que você tenha mais tempo para trabalhar concentrado.

5. Se for reunião, então certo

Nada é pior do que quando uma reunião provoca a próxima porque você parte com um “veremos” não vinculativo. É importante que os próximos passos sejam claros e também quem é responsável por quê.

6. Chega de “responder a todos”

O que se destina a manter todos informados muitas vezes degenera em tagarelice infrutífera que distrai os outros de seu trabalho. É melhor apenas tomar suas próprias decisões de vez em quando, sem avisar a todos aleatoriamente.

7. Encontre lugares tranquilos

Quando tudo mais falha e o grande escritório continua sendo uma grande distração, às vezes a única opção é fugir. Procure uma sala silenciosa na sua empresa, mude para um espaço de coworking ou peça um ou mais dias de home office.

8. Desative notificações push

O tomador de decisão médio recebe 46 mensagens push por dia. Desativá-los também significa que você terá 46 vezes menos para resistir ao impulso de olhar.

9. Modo avião no smartphone

Você também pode mudar facilmente seu telefone para o modo avião em determinados horários do dia. Assim, não chegarão mais mensagens e chamadas – e você poderá verificá-las em massa, se for conveniente para você – consulte o ponto dois.

10. Corte os ciclos de decisão

Uma organização se desburocratiza quando tudo não precisa mais de aprovação. Para coisas menores, nem todos os chefes da hierarquia precisam assinar. Isso cria liberdade para todos.

O grande volume de pesquisas na Internet, notícias e comentários de colegas ou mesmo amigos durante o horário de trabalho muitas vezes sobrecarrega o cérebro. Num estudo da empresa norte-americana de software Oracle, divulgado exclusivamente pela WirtschaftsWoche, mais da metade dos entrevistados afirmaram não saber qual decisão tomar mais de uma vez por dia.

Os sistemas de navegação por satélite e os smartphones movimentados fazem-nos pensar que podemos fazer mais do que uma coisa ao mesmo tempo – na verdade, desviam a nossa atenção. Os neurocientistas descobriram que o cérebro humano não foi projetado para fazer coisas ao mesmo tempo. 

Na verdade, alternamos entre as tarefas muito rapidamente. Cada uma dessas reorientações mentais está associada a custos cognitivos. E isso vale tanto para mulheres quanto para homens, mostrou um estudo realizado por cientistas da Universidade de Bergen. Portanto, as mulheres não são as melhores multitarefas.

Como você pode encontrar tempo para o essencial

Tenha foco

Como você pode agregar mais valor ao seu trabalho atual? O que beneficia mais seu empregador ou clientes? Escreva no máximo três coisas.

Elimine o desnecessário

Observe suas outras responsabilidades. Quais destes podem ser adiados, delegados ou eliminados? Coloque as horas que você economiza em tarefas importantes – e execute-as muito bem.

Ignore o possível

Seu chefe continuará a lhe dar mais trabalho do que o razoável, a menos que você estabeleça um limite. Sem um não tão regular quanto bem fundamentado, você só entregará um trabalho medíocre.

Vídeos de cachorros ou gatos e café? Com prazer – durante o intervalo

Mas como voltamos à monotarefa? O primeiro passo: desligue as distrações. Bastante banal: notificações push desativadas, melhor ainda: todas as notificações na tela. A empresa de consultoria Blackboat introduziu uma regra de “ligação dupla”: se o chefe ligar para seus funcionários, eles não precisam atender se quiserem apenas ficar sozinhos. No entanto, se ocorrer uma segunda chamada, é uma chamada urgente – os funcionários têm de reagir.

Assista a vídeos de cachorros e gatos, tome um café, vá em frente, diz o pesquisador do cérebro David Strayer, da Universidade de Utah, mas apenas durante os intervalos projetados especificamente para esse fim. 

O cientista recomenda definir um cronômetro, intervalos para um trabalho muito concentrado, para que você possa se distrair conscientemente. Porque há uma coisa que as pausas não deveriam ser: cheias de trabalho.

A rigor, mesmo uma caminhada não deve ter nenhum componente adicional adicionado, como uma chamada telefônica. Numa experiência, relata o Wall Street Journal , Strayer e colegas compararam dois grupos: um correu pela natureza e fez chamadas telefônicas. Os pesquisadores tiraram seus dispositivos dos demais antes da caminhada. 

O resultado: os caminhantes que não usavam telefone eram significativamente mais calmos e equilibrados do que os comunicativos. Segundo Strayer, isso pode ser transferido para o trânsito: os motoristas que estão ao telefone freiam mais tarde.

“Supertaskers”, como os chama o cientista norte-americano, definitivamente existem. Líderes de empresas, pilotos de caça ou atletas de ponta, por exemplo. De acordo com Strayer, no entanto, esta capacidade aplica-se a cerca de 2,5% das pessoas. O número daqueles que acreditaram que poderiam, no entanto, foi 20 vezes maior.