Obtenha produtividade máxima com a técnica Getting-Things-Done (método GTD)

Você é uma daquelas pessoas que só conclui suas tarefas no último minuto? Se você tem constantemente a sensação de que não consegue concluir suas tarefas no prazo e a sobrecarga constante é sua companheira diária, então o método Getting Things Done (método GTD) pode ser a solução para esse problema.

Você pode descobrir o que é o método GTD, como funciona e no que você precisa prestar atenção no artigo a seguir.

O método Getting Things Done (GTD) é um sistema de gestão de tempo e produtividade criado por David Allen. Ele é projetado para ajudar as pessoas a organizar suas tarefas, projetos e compromissos de forma eficiente, permitindo uma maior sensação de controle e redução do estresse.

A ideia central por trás do GTD é que, ao tirar todas as tarefas da mente e colocá-las em um sistema confiável, você libera espaço mental para se concentrar nas atividades mais importantes e tomar decisões mais claras.

O método Getting Things Done – explicado em detalhes

O método Getting Things Done, também conhecido como método GTD, é um método para autogerenciamento otimizado de tarefas pessoais. Foi inventado pelo americano David Allen em 2001 e também apresenta o método em seu livro homônimo. O grande sucesso que o método promete se reflete nos milhões de seguidores do método GTD. O objetivo principal é a anotação completa de todas as tarefas da sua vida profissional e privada.

O método GTD é um sistema que visa melhorar significativamente a sua produtividade através de uma gestão eficiente do tempo. É por isso que é importante usar um sistema de calendário abrangente para concluir todas as tarefas e obrigações dentro do prazo, para que o estresse desnecessário possa ser evitado desde o início.

Como já mencionado no início, o primeiro e mais importante princípio básico do método Getting Things Done é que todas as tarefas que surgirem devem ser registradas por escrito. Isso serve principalmente para criar mais capacidade livre em sua cabeça.

Porque se você tentar manter todos os seus compromissos e tarefas em sua cabeça, você atingirá rapidamente seus limites mentais e, como resultado, sua produtividade será prejudicada. Desta forma, você cria espaço na sua cabeça para poder realmente relaxar, por exemplo, nas fases de descanso entre as tarefas individuais.

Se você tiver tarefas maiores para gerenciar, elas também poderão ser divididas em subtarefas menores. É importante que você não perca de vista as subáreas menores. Outra pedra angular importante para o sucesso são as 5 etapas do método GTD.

Quais são as 5 etapas do método GTD?

Para que você utilize o método GTD de forma eficiente e com todas as suas vantagens, é importante que você siga os 5 passos. Estas 5 etapas devem ser concluídas na ordem exata descrita abaixo para que o método GTD funcione:

• Etapa 1: Capturar
• Etapa 2: Revisar
• Etapa 3: Organizar
• Etapa 4: Processar
• Etapa 5: Engajar

Etapa 1: Capturar

O primeiro passo é capturar todos os seus próximos compromissos. A ideia básica é armazenar todas as tarefas em um local central. As tarefas chegam até você por meio das chamadas caixas de entrada. Esta caixa de entrada pode ser sua caixa de entrada de e-mail ou sua caixa de correio normal. Ferramentas digitais, como aplicativos organizadores ou similares, podem ser particularmente úteis. As vantagens são:

• Melhor descoberta.
• Melhor visão geral. As notas manuscritas tornam-se rapidamente ilegíveis e confusas.
• Os arquivos podem ser vinculados entre si.

Etapa 2: Revisar

Na próxima etapa, as tarefas recebidas devem ser revisadas. Para tornar esse processamento mais eficiente, as tarefas são categorizadas de acordo com 3 questões:

• Que tipo é a tarefa?
• O que pode ser feito atualmente?
• Qual é o próximo passo?

Etapa 3: Organizar

Na etapa número 3, as entradas que requerem ação são inseridas na lista correspondente. Se for uma tarefa que você pode concluir em menos de 2 minutos, você deve trabalhar nela imediatamente e não adiá-la mais.

As seguintes categorias são adequadas para organização de acordo com o método GTD:

• Calendário: Você só deve inserir seus próximos compromissos no calendário.
• Projetos: tarefas maiores são chamadas de projetos. Você deve colocá-los em uma lista de projetos separada. A categoria de projetos inclui tarefas maiores, como uma renovação ou uma campanha permanente.
• O que vem a seguir: use esta lista para classificar as próximas etapas. Tudo o que for devido em breve será anotado aqui.
• Lista de espera: As tarefas que ainda precisam ser concluídas e cujo andamento você deseja verificar estão anotadas nesta lista.

Etapa 4: Processar

É claro que organizar suas tarefas corretamente lhe dará uma visão geral melhor. Esta visão geral fornece uma base muito boa para aumentar a produtividade. No entanto, para conseguir isso, você ainda precisa fazer alguma coisa.

Por isso que é importante verificar todos os seus compromissos e ficar de olho nas suas listas de tarefas regularmente. Um rito importante deve ser uma revisão uma vez por semana. É importante ter a mente clara e depois percorrer todas as suas listas e calendários para ter uma visão geral de quais tarefas foram concluídas e quais ainda não foram concluídas.

Etapa 5: Engajar

Para que você possa tomar a decisão certa sobre qual tarefa você precisa concluir em seguida, existem 4 critérios de decisão especiais no método GTD na 5ª e última etapa:

• Contexto: Qual é o contexto da tarefa a ser concluída? Quão importante é para todo o seu contexto profissional ou privado?
• Tempo disponível: Quanto tempo resta para concluir a tarefa? Você deve definir a prioridade desta tarefa com base no tempo restante.
• Energia Disponível: Quantos recursos você tem para completar esta tarefa?
• Prioridade: Independentemente do tempo e contexto restantes, quão importante é realmente a tarefa? Faça a si mesmo esta pergunta para finalmente determinar o peso da tarefa.

Vantagens e desvantagens do método Getting Things Done

O GTD é altamente personalizável e pode ser adaptado para se adequar às necessidades individuais de cada pessoa. Muitas pessoas acham que seguir os princípios do GTD as ajuda a serem mais produtivas, organizadas e menos estressadas em suas vidas pessoais e profissionais. Mas como tudo na vida, o método GTD oferece não apenas vantagens, mas também desvantagens:

Vantagens

• Gravação perfeita de todos os compromissos importantes.
• Grandes tarefas são apresentadas de maneira gerenciável e clara.
• A produtividade pode ser aumentada enormemente.

Desvantagens

• Começar às vezes pode ser extremamente complexo. Muito esforço organizacional, que está associado a uma quantidade considerável de burocracia.
• É necessário muito tempo de preparação. Infelizmente, você não pode simplesmente começar; primeiro você precisa investir muito tempo para estabelecer a base certa para seu método GTD eficaz.
• Listas e arquivos extensos podem rapidamente se tornar cansativos. Se inicialmente você for confrontado com uma enorme montanha de tarefas, isso pode rapidamente desencadear o pânico, o que por sua vez pode ter um impacto negativo na produtividade.