Nada feito de novo? Esses três ladrões de produtividade podem ser os culpados

Assim que você começa a trabalhar, seu celular toca, ou uma notificação por e-mail é exibida. Como você deve trabalhar com concentração? Embora não seja possível evitar completamente as interrupções, é possível contê-las: o especialista em autoliderança e autor de best-sellers Michael Hyatt escreveu seus truques contra ladrões de concentração no livro “Free to Focus: A Total Productivity System to Achieve More by Doing Less”. 

Aqueles que evitam esses três erros cardeais têm muito mais chances de permanecer no fluxo e totalmente focados em sua tarefa. Para que no final do dia você não apenas trabalhe, mas também consiga algo.

Erro 1: Você permite interrupções

“Por favor, aceite que minha caixa de entrada não é sua lista de tarefas”, foi a resposta automática a Nicole Basel, chefe de digital da Impuls, quando ela escreveu um e-mail para o empresário e jurado de “A Caverna do Leão”, Frank Thelen.

Thelen se reserva o direito de não responder diretamente aos e-mails e de não responder a algumas mensagens, a fim de se concentrar nas coisas que impulsionam seus negócios.

Muitos de nós não fazemos isso: não importa se um visitante inesperado aparece de repente na porta, o telefone toca ou uma mensagem do messenger aparece: cedemos ao impulso de interromper o trabalho imediatamente com muita facilidade. 

O desejo de processar cada mensagem imediatamente é compreensível: afinal, você pode fazer o trabalho tão rapidamente e ter a boa sensação de ter feito algo. E ainda, de acordo com Michael Hyatt, reagir imediatamente é fatal para nossa produtividade: “Confundimos velocidade com importância”, escreve o autor. Nos perdemos nos pequenos detalhes e as coisas importantes caem no esquecimento.

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Os serviços de mensagens, em particular, muitas vezes criam pressão para retornar a você rapidamente. No entanto, isso muitas vezes não é construtivo: “Nossa concentração é valiosa. Cada ‘ping’ e notificação que desvia nossa atenção de uma tarefa faz com que as preocupações dos outros pareçam mais importantes do que as nossas”, escreve Hyatt. 

Pergunte a si mesmo: quão urgente é a preocupação de outra pessoa? Por exemplo: É realmente importante aprovar os pedidos de férias do colega imediatamente – ou é suficiente se você fizer isso depois de terminar seu próprio trabalho?

Melhor assim:

• Tenha um limite de disponibilidade: Assim como Thelen, você pode especificar como responder às solicitações de seus contatos em uma resposta automática por e-mail. Você realmente precisa de SMS, e-mail e chat – ou apenas um dos canais é suficiente para o trabalho? Em casos urgentes, por exemplo, aponte para o seu telefone ou marque um horário para retornar a ligação.
• Responda as mensagens com atraso: “A menos que você trabalhe no atendimento ao cliente, onde precisa responder imediatamente, não deve verificar o e-mail ou o messenger mais de duas ou três vezes por dia”, escreve Hyatt. A única exceção é quando você está trabalhando com colegas em um projeto importante que requer comunicação imediata.
• Desative as notificações: Adie as respostas instintivas desligando primeiro todas as notificações eletrônicas. Em seguida, pergunte-se criticamente: quais notificações eu realmente preciso? Devo receber e-mails imediatamente? Tenho que reagir imediatamente às mensagens do WhatsApp? Depois de decidir qual programa pode interrompê-lo, escolha o tipo de notificação que menos o distrai. Isso significa: em vez de piscar luz, som e visualização de texto no celular, você pode preferir definir um alarme vibratório para os contatos mais importantes.
• Defina um novo número de telefone: Hyatt recomenda obter um segundo número de telefone que apenas a família e os principais funcionários obtêm. Quem disca o número antigo acaba em uma caixa de voz onde pode deixar uma mensagem. Dependendo do provedor, você também pode encaminhar essas mensagens para sua caixa de entrada de e-mail. “Assim, você pode processar suas chamadas como e-mails, para os quais já planejou alguns blocos de tempo por dia.” Configurar a tecnologia pode levar tempo. Mas, de acordo com Hyatt, vale a pena: “Quando você limita sua comunicação instantânea, experimenta menos estresse, mais foco e trabalho mais profundo para poder concentrar sua atenção em suas tarefas e projetos mais importantes”.

Erro 2: Você se distrai

Minimizar as distrações externas é uma coisa. Mas na metade do tempo, escreve Hyatt, somos nós que criamos as distrações, não os outros. “Queremos escrever um e-mail, mas pelo meio vamos às redes sociais e tomamos um café. Só então começamos a terminar o e-mail.” Embora essa multitarefa transmita a sensação de ser produtivo, as tarefas realmente levam mais tempo e, como a concentração salta para frente e para trás, é mais provável que os erros ocorram.

Por que muitos ainda acham a multitarefa atraente? Hyatt explica que combina a sensação de relaxamento com o trabalho. A breve deriva para uma atividade mais fácil é então uma espécie de recompensa – enquanto a pessoa ainda está no processo de completar o dever real.

Melhor assim:

• Evite verificações rápidas: Em vez de dar uma olhada rápida em seu telefone celular, “só uma olhada rápida” em sua caixa de entrada de e-mail ou verificar o que os funcionários estão escrevendo no bate-papo em grupo: primeiro conclua uma tarefa antes de passar para uma tarefa mais fácil. Por quê? Mudar do esforço para o relaxamento é fácil, diz Hyatt. Mudar de uma tarefa fácil para uma difícil, por outro lado, custa muita energia. Depois de uma distração, é muito difícil se motivar novamente.
• Rastreie e limite o uso de mídias sociais: Para muitos de nós, lidar com a Internet faz parte do nosso trabalho. A distração através de mídias sociais como o Facebook ou sites editoriais como Spiegel Online ou impulso está a apenas um clique de distância. Aplicativos para celulares ou computadores podem ajudar a manter a concentração. Eles bloqueiam determinados sites e aplicativos. 

Erro 3: Você simplesmente aceita agitação e caos

Caos na mesa ou colegas agitados no escritório de plano aberto: Hyatt acha que é difícil prestar atenção quando há uma comoção. Como você pode evitar isso se tiver um emprego permanente?

Melhor assim:

• Crie uma ordem: Elimine qualquer coisa que possa distraí-lo: telefones celulares, revistas, embalagens de chicletes ou pacotes de biscoitos! Hyatt diz que a desordem é uma grande distração quando se trata de concentração. Isso também se aplica à área de trabalho do computador. O Hyatt recomenda mantê-lo o mais vazio possível com uma estrutura de pastas.
• Busque retiros: O Hyatt recomenda mudar para uma sala de conferências vazia ou para um canto tranquilo da sala de descanso para uma sessão curta e silenciosa no escritório. Se possível: Use a opção de home office.

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