Como usar o método Kanban para manter seus projetos sob controle

Sabe aquela sensação de estar sobrecarregado de tarefas e não saber por onde começar? A solução pode ser mais simples do que você pensa: Kanban.

O que é Kanban?

Kanban, termo que vem do japonês e se traduz literalmente como “placa de sinal”, é muito mais do que apenas uma palavra. Representa um método revolucionário que tem suas raízes na indústria automotiva japonesa. 

Na década de 1950, a Toyota enfrentou um desafio: como a empresa poderia otimizar seus processos de produção para se tornar mais eficiente e, ao mesmo tempo, manter a qualidade? Eles encontraram a resposta no método Kanban.

O princípio básico do Kanban é baseado na visualização do fluxo de trabalho. Em vez de depender de listas de tarefas abstratas ou planos complexos, o Kanban usa quadros e cartões físicos ou digitais para mostrar o progresso das tarefas através de diferentes fases ou estágios. Isso permite que não apenas indivíduos, mas equipes inteiras vejam rapidamente o status, o progresso e possíveis obstáculos.

Mas o Kanban não se limita apenas à indústria automotiva. Hoje, o método se espalhou para além das fronteiras do Japão e é usado em muitos setores em todo o mundo – desde o desenvolvimento de software até o marketing e recursos humanos. Empresas de todos os tamanhos usam Kanban para agilizar fluxos de trabalho, aumentar a produtividade e promover uma cultura de melhoria contínua.

Como funciona o Kanban?

Imagine um quadro grande e claro dividido em três colunas principais: Não iniciado, Em andamento e Concluído. Este quadro, muitas vezes referido como quadro Kanban, serve como uma ferramenta central para gerenciar e visualizar suas tarefas e projetos.

Não iniciado: Nesta coluna você lista todas as tarefas que deseja realizar em um futuro próximo. É a sua lista central de tarefas. Aqui você coleta ideias, tarefas e tudo o que precisa ser feito em um futuro próximo.

Em andamento: Quando estiver pronto para realizar uma tarefa da coluna “Não iniciada”, mova-a para a coluna “Em andamento”. Isso sinaliza para você e sua equipe que esta tarefa específica está sendo trabalhada ativamente. É importante não ter muitas tarefas ao mesmo tempo para manter uma visão geral e concentrar-se no que é importante.

Concluído: Assim que uma tarefa for concluída, ela será movida para a coluna “Concluído”. Isso dá uma sensação de satisfação e mostra claramente o que já foi alcançado. Ele também serve como um arquivo de tarefas concluídas, caso você queira consultá-las mais tarde.

A beleza do sistema Kanban é a sua simplicidade e flexibilidade. Embora o princípio básico permaneça o mesmo, você pode adaptar o quadro às suas necessidades específicas, por exemplo, adicionando colunas adicionais ou refinando o fluxo de trabalho.

As vantagens do Kanban: É por isso que vale a pena

No mundo de trabalho acelerado de hoje, muitos procuram formas de otimizar os seus processos e trabalhar de forma mais eficiente. É aqui que o Kanban entra em jogo.

Visualização clara do fluxo de trabalho: Uma das principais vantagens do Kanban é a capacidade de representar visualmente todo o fluxo de trabalho. Olhando o quadro Kanban, você pode ver imediatamente quais tarefas estão pendentes, quais estão em andamento e quais já foram concluídas. Essa transparência permite acompanhar o progresso em tempo real e tomar decisões rápidas.

Identifique e evite obstáculos: Obstáculos podem retardar significativamente o fluxo de trabalho e causar atrasos. Ao visualizar o processo com Kanban, as dificuldades tornam-se rapidamente visíveis. Isto permite agir de forma proativa, redirecionar recursos ou ajustar o processo para evitar congestionamentos e aumentar a eficiência.

Promova a colaboração em equipe: Kanban não é apenas uma ferramenta para indivíduos, mas também um meio de promover a colaboração em equipe. Como todos podem ver o status e o andamento das tarefas, a comunicação e a colaboração dentro da equipe são incentivadas. Cria um ambiente em que os membros da equipe apoiam uns aos outros, assumem responsabilidades e buscam soluções juntos.

Flexibilidade e Adaptabilidade: Ao contrário dos métodos rígidos, o Kanban é flexível e pode ser facilmente adaptado a diferentes projetos e ambientes de trabalho. Ele permite que as equipes mudem e melhorem a forma como trabalham conforme necessário.

No geral, o Kanban oferece uma abordagem estruturada, porém flexível, para o gerenciamento de tarefas. Combina os benefícios da visualização com a agilidade necessária para ter sucesso no local de trabalho atual.

Dicas para começar

Limitar o trabalho em andamento: Muitas tarefas simultâneas podem causar atrasos. Determine quantas tarefas podem ser processadas ao mesmo tempo.

Priorizar: Nem todas as tarefas são igualmente importantes. Decida quais tarefas precisam ser concluídas primeiro.

Revise e ajuste: Revise regularmente seu quadro Kanban e ajuste se necessário

Lembre-se

No mundo complexo de hoje, onde a multitarefa e as distrações constantes são comuns, acompanhar todas as tarefas e projetos em mãos pode ser um verdadeiro desafio. É exatamente aqui que o método Kanban entra em ação.

O método Kanban não é apenas mais uma ferramenta de gestão, mas uma filosofia, uma forma de pensar e trabalhar. Promove transparência, colaboração e melhoria contínua. Com sua estrutura clara e visual, permite definir prioridades, identificar gargalos e otimizar constantemente seus processos de trabalho.